MODUL
CARA MENGOLAH
NILAI, MEMBUAT JADWAL DENGAN MICROSOFT EXCEL DAN MEMBUAT MAIL MERGE
MAKALAH
DISUSUN GUNA
MEMENUHI TUGAS
MATA KULIAH :
PRAKTEK KOMPUTER
DOSEN PENGAMPU : AMIN SUKRON, MT.
DISUSUN OLEH :
1.
SITI SRI AZIZATUL N.
H. 102340022
2.
FERI SETIAWAN 102340026
3.
ROMADHON SAPRIL
SAHID 102340031
TARBIYAH PGMI 6
INSTITUT AGAMA
ISLAM IMAM GHAZALI ( IAIIG )
KESUGIAN –
CILACAP
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL............................................................................................... i
DAFTAR ISI............................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................... .... 1
1. Latar Belakang............................................................................................... 1
2. Rumusan Masalah...................................................................................... .... 1
BAB II Pembahasan........................................................................................... .... 2
1.
Mengolah Nilai Dengan
Microsoft Excel ………………………………..... 2
2.
Membuat Jadwal Pelajaran
Dengan Microsoft Excel.................................... 10
3.
Membuat Mail Merge..................................................................................... 15
BAB III PENUTUP............................................................................................ 20
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 21
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Komputer sangatlah
mutlak dibutuhkan dalam pendidikan. Hal ini ditunjukan dengan adanya berbagai
laporan yang berformat komputer yang dibuat oleh instasi pendidikan terkait
seperti laporan data nilai UN yang diharuskan memakai soft copy yang tentunya
dibuat dalam komputer. Selain itu komputer juga sangatlah penting dalam rangka
menunjang proses harian pendidikan itu sendiri seperti contoh: dalam pembuatan
jadwal, rekap nilai serta pembuatan surat Almamater.
Oleh karena itu kami
kelompok 6 mencoba memberikan beberapa cara dalam penyusunan format data
penunjang pendidikan. Kali ini kami berkesempatan untuk menjelaskan tentang
bagaimana cara menyusun rekap nilai dan jadwal pelajaran dalam Microsoft Excel
serta pembuatan Mail Merge untuk keperluan surat-menyurat dalam satuan
pendidikan tertentu. Semoga bermanfaat.
B. Rumusan
Masalah
1.
Cara mengolah
nilai dengan microsoft excel
2.
Membuat jadwal
dengan microsoft excel dan
3.
Membuat mail
merge
BAB II
PEMBAHASAN
1. MENGOLAH
NILAI DENGAN MICROSOFT EXCEL
Ada banyak sekali rumus
dalam MS. Excel yang biasanya digunakan untuk mengolah data. Rumus-rumus tersebut bertujuan untuk mempermudah
dalam pengolahan data. Rumus-rumus yang biasa digunakan untuk pengolahan
nilai antara lain ialah; SUM (untuk menghitung jumlah), AVERAGE (untuk
menghitung rata-rata), MAX (untuk mencari nilai tertinggi), MIN (untuk mencari
nilai terendah), RANK (untuk menentukan
rangking), dan
lain-lain.
Untuk lebih jelasnya
bagaimana cara menggunakan rumus-rumus tersebut, kita dapat melihat dalam
pembahasan berikut.
1.
Menghitung Jumlah (SUM)
Contoh Table nilai:
Gambar
1. Tabel Nilai
Ada dua cara untuk
menghitung suatu data menggunakan fungsi SUM, yaitu:
1.
Menggunakan cara manual
Yaitu dengan menuliskan secara manual sel-sel
yang akan kita jumlahkan. Dari gambar diatas, misalnya kita akan menghitung
jumlah nilai dari sel C5 sampaisel G5. Maka rumus penulisannya ialah:
=SUM(C5:G5) kemudian tekan ENTER
Gambar 2. Menghitung jumlah nilai secara manual
Setelah ditekan ENTER, maka hasilnya ialah:
Gambar
3. Hasil perhitungan nilai secara manual
Selanjutnya
untuk menghitung jumlah nilai siswa yang lain, kita tinggal men-drag kebawah
pointer yang ada di sel H5.
2.
Menggunakan AutoSum
Untuk menghitung jumlah nilai secara cepat
kita dapat menggunakan fungsi AutoSum ( ∑
).
Gambar 4. Letak menu AutoSum di toolbar
Caranya ialah,
pertama kita letakan pointer ditempat yang diinginkan (misalnya di sel H5),
kemudian tekan tombol AutoSum ( ∑
)di toolbar, lalu sorot range yang akan
dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:G5), dan kemudian tekan ENTER.
3.
Cara Menghitung Rata-Rata (Average)
Contoh tabel
nilai:
Gambar 5. Contoh tabel nilai
Untuk menghitung rata-rata suatu nilai kita dapat menggunakan fungsi
AVERAGE. Dari gambar diatas, misalnya
kita akan menghitung nilai rata-rata dari sel C5 sampai sel G5. Maka penulisan
rumusnya ialah:
=AVERAGE(C5:G5)
kemudian tekan ENTER.
Gambar
6. Rumus Average
Setelah ditekan
ENTER, hasilnya menjadi:
Gambar
7. Hasil perhitungan rata-rata nilai
Selanjutnya untuk menghitung rata-rata nilai
siswa yang lain, kita tinggal men-drag kebawah pointer yang ada di sel I5.
4.
Mencari Nilai Tertinggi (MAX)
Untuk mencari nilai
tertinggi dari suatu kumpulan data/nilai, kita dapat menggunakan fungsi MAX.
Contoh tabel Nilai
Gambar
8. Contoh tabel nilai
Dari gambar
diatas, misalkan kita akan mencari nilai tertinggi dari nilai Rata-rata/Nilai
Akhir. Caranya ialah, pertama letakkan pointer di sel I10.
Gambar 9. Sel I10
Kemudian di sel
I10 ketikkan rumus:
=MAX(I5:I9) kemudian tekan ENTER.
Hasilnya ialah:
Gambar
10. Hasil perhitungan nilai tertinggi
5.
Mencari Nilai Terendah (MIN)
Untuk mencari nilai terendah dari kumpulan nilai, kita dapat menggunakan
fungsi MIN. Contoh tabel Nilai:
Gambar 11. Contoh tabel nilai
Dari gambar
diatas, misalkan kita akan mencari nilai terendah dari nilai Rata-rata/Nilai
Akhir. Caranya ialah, pertama letakkan pointer di sel I11.
Gambar
12. Sel I11
Kemudian
disel I11 ketik rumus pencarian nilai terendah:
=MIN(I5:I9)
kemudian tekan ENTER. Hasilnya ialah:
Gambar
13. Hasil perhitungan nilai terendah
6.
Menghitung Rangking (RANK)
Untuk menentukan
ranking/peringkat dari suatu data, kita dapat menggunakan fungsi RANK.
Contoh tabel
nilai:
Gambar
14. Contoh tabel nilai
Misalkan
dari data diatas kita akan menentukan rangking dengan melihat rata-rata. Yang
nilai rata-ratanya tertinggi maka dialah yang akan mendapatkan rangking
pertama.
Cara menentukan rangking ialah;pertama
letakkan pointer ditempat yang diinginkan (misalnya di sel J5), lalu di sel J5
ketik rumus berikut:
=RANK(I5;$I$5:$I$9;0) kemudian tekan ENTER.
Gambar 15. Rumus
mencari rangking
Deskripsi
rumus:
=
|
:
|
Setiap
rumus pasti ditandai dengan sama dengan.
|
RANK
|
:
|
Adalah
fungsi yang digunakan untuk menentukan rangking/peringkat.
|
Tanda kurung ( )
|
:
|
Setelah
penggunaan fungsi pasti diikuti dengan tanda “kurung buka” dan diakhiri
dengan “kurung tutup”.
|
I5
|
:
|
Adalah
sel kunci untuk menentukan rangking atau peringkat, pada contoh ini I5 adalah
sel pertama di tabel Nilai Rata-rata.
|
$I$5:$I$9
|
:
|
Adalah
data dari nilai rata-rata yang telah diabsolutkan (nilainya tetap). Untuk
meng-absolutkan data bisa dilakukan dengan cara blok data yang akan
diabsolutkan, di contoh misalnya blok data dari sel I5 sampai sel I9 (I5:I9)
kemudian tekan tombol F4 di keyboard supaya data tersebut menjadi $I$5:$I$9.
|
Setelah di
ENTER, maka hasilnya adalah sebagai berikut:
Gambar 16. Hasil
pencarian rangking
Selanjutnya untuk menentukan
rangking dari siswa yang lain, maka kita tinggal men-drag kebawah pointer yang
ada di sel J5.
Setelah
di drag, maka hasilnya adalah sebagai berikut:
Gambar
18. Hasil pencarian rangking/peringkat
7.
MEMBUAT JADWAL DENGAN MICROSOFT EXCEL
Jadwal pelajaran merupakan salah satu
perangkat pembelajaran yang memiliki peranan yang sangat penting. Tanpa adanya
jadwal tentunya kegiatan pembelajaran di dalam suatu satuan pendidikan tidak dapat
berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.
Untuk mempermudah dalam pembuatanya penulis
akan memberikan beberapa penjelasan tentang bagaimana cara membuat tabel jadwal
pelajaran yang tentunya dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang
memang dikhususkan untuk membuat laporan data maupun tulisan dalam bentuk tabel
sehingga dapat mempermudah dalam merealisasikan tabel/kolom yang kita inginkan
1.
Langkah-langkah membuat Jadwal Pelajaran
Untuk mempermudah penjelasan penulis membagi pembuatan jadwal mejadi
beberapa tahap:
1.
Tahap I : Membuat judul jadwal
2.
Tahap II : Membuat garis tabel
3.
Tahap III : Pengisian kolom tabel serta mengedit format
tabel
1.
Tahap I : Membuat Judul Tabel
Langkah langkah:
1.
Buka aplikasi Microsoft Exel pada komputer anda pilih/klik
sel tempat dimana judul tabel akan dimasukkan:
2.
Ketikan judul data yang
akan dimasukkan Misalnya ketik “Jadwal Pelajaran MI Ma’arif 03 Gentasari”/
yang lainya, kemudian tekan enter untuk mengakhirinya. Untuk
mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di
sel yang ingin diedit.
3.
Tahap II : Membuat Garis Tabel
Langkah langkah:
1.
Blok seluruh sel yang ingin
diberi garis tabel sesuai dengan kebutuhan.
2.
Letakan kursor pada sel
yang sudah diblok kemudian klik ikon
Maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini:
Garis dari tabel di atas berfungsi untuk membantu
dalam pembuatan tabel. Untuk mengubah Style kita bisa lakukan dengan mengeklik
tanda panah disamping ikon atau masuk ke Klik kanan à Format Cells à Border.
3.
Tahap III : Pengisian kolom tabel serta mengedit format tabel
Dari kedua langkah diatas langkah ini merupakan langkah yang cukup
rumit karena sudah masuk ke dalam Format Table, oleh karena itu
dibutuhkan kecermatan yang lebih.
Langkah-langkah:
1.
Klik sel yang akan diisi dengan data dan
ketik No, Kelas, Waktu dan Hari serta Nama Hari/Kode
Guru (KD) dan Mata Pelajaran. Seperti terlihat pada gambar
dibawah ini:
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa data yang diisi masih apa
adanya dan terkesan kurang elegan, Seperti Judul, No,
Kelas, Waktu dan Hari membutuhkan beberapa penggabungan sel
(Merge sel) agar lebih rapi. Selain itu, letak tulisan/alignment juga
masih belum teratur; kemudian Front Style, ketebalan huruf dan Lebar
Kolomnya juga masih belum rapi.
Untuk
merapikan tabel di atas, penulis mencoba menjelaskan bagaimana cara mengunakan
tool/alat yang tersedia sehingga mempermudah proses perapihan. Untuk lebih
jelasnya lihatlah langkah berikutnya.
2.
Merapihkan front dan kolom Dengan Format
Cell Tool’s Ikon.
1.
Menggabungkan Sel
(Merge Cell)
1. Blok bagian yang ingin digabung sebagai
contoh:
2. Klik tab Home
-> Ketik ikon Merge Center – OK :
Lakukan
pada sel-sel yang lain yang diinginkan.
3.
Mengatur Front Style
1.
Blok bagian yang ingin diatur
2.
Klik tab Home
-> Klik ikon Front Group.
3.
Pilih dan atur sesuai kebutuhan.
No.1 = untuk mengatur gaya teks
No.2 = untuk mengatur ukuran front
No.3 = untuk mengatur ketebalan, kemiringan, dan
garis bawah
No.4 = untuk mengatur warna front
4.
Mengatur Posisi Teks/Alignment
5. Blok bagian yang
ingin diatur posisi teksnya.
6. Klik tab Home
kemudian klik ikon Alignment Tool
1.
Pilih dan atur sesuai kebutuhan.
2.
Mengcopy dan Memindahkan Isi Sel
1.
Mengcopy Sel
1.
Blok sel yang ingin di-Copy
2.
Klik Kanan à Copy / (Ctrl + C)
3.
Pilih sel untuk menempatkan hasil copy-an
4.
Klik Kanan à Paste / (Ctrl + V) untuk mengeluarkan isi
copyan
5.
Memindahkan Sel
6.
Blok sel yang ingin dipindahkan
7.
Klik Kanan à Cut / (Ctrl + X)
8.
Pilih sel yang baru untuk meletakkan hasil
pindahan
9.
Klik Kanan à Paste / (Ctrl + V)
10.
Membuat Nomor
Berurut
11.
Ketik angka pada sel yang diinginkan
12.
Blok sel tersebut
13.
Letakkan pointer pada sudut kanan bawah
hingga keluar tanda tambah +.
14.
Drag ke arah bawah dan lepas maka akan
muncul tanda .
à Untuk
mengopy
à Untuk mengurut auto
à Hanya format saja
à Hanya tulisan tanpa format
15. Pilih
Fill Series. Maka nomor akan berurutan secara otomatis menjadi 1, 2,
3....dst.
16.
Format Cell
1.
Merubah ukuran kolom
dan baris
2.
Letakkan pointer di pembatas kolom yang
ingin diubah ukurannya, lalu drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.
|
3.
Merubah ukuran
baris
4.
Letakkan pointer di pembatas baris yang
ingin diubah ukurannya, lalu drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.
|
5.
Merubah style/ gaya
garis kolom
6.
Blok seluruh sel yang ingin
diubah gaya garis tabelnya.
7.
Letakan kursor pada sel
yang sudah diblok kemudian Klik Kanan Ã
Format Cell à Border. Maka
akan muncul dialog dibawah:
8.
Pilih Style kolom yang anda
inginkan.
Berikut adalah contoh Style Kolom,
Front serta Format Colum Width yang kami pilih:
9. Mewarnai
sel
Untuk mempermudah dalam membaca pembagian tugas, sebuah jadwal
biasanya dibubuhi warna untuk membedakan antara tugas guru yang satu dengan
yang lainya
Langkah-langkah:
10.
Pilih atau blok salah satu/lebih sel yang
akan kita warnai.
11.
Klik tanda panah disamping ikon Fill maka akan muncul palette dialog, kemudian pilih
warna yang anda sukai:
12.
Mulailah kreasi warna anda seperti kreasi
warna kelompok kami/sesuai dengan keinginan anda:
13.
MEMBUAT MAIL MERGE
Mail merge merupakan
salah satu vitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi membantu
kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat
membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Selain itu mail merge juga
dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
2.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk
masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook
dan sebagainya.
Pada modul kali
ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
1. Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
2.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan
di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti
salah pengejaan dan sebagainya.
3.
Juga mempermudah menyalin data source pada
dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat
pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama
pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
4.
Langkah-langkah membuat mail merge
5.
Tahap I : Membuat Data Source
1.
Buatlah data source di Excel seperti contoh di bawah
ini dan simpan dengan nama Data Surat dan close. Sebaiknya jangan menyelipkan judul ataupun tulisan yang lainya
agar data source dapat dengan mudah untuk di merge/digabungkan.
2.
Tahap II : Membuat Dokumen
Master
3.
Buat
dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini kemudian simpan dengan
nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Kedua dokumen ini sebaiknya
ditaruh dalam satu folder agar mudah dalam mencarinya ketika akan melakukan
pengeditan.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
4.
Tahap III : Menggabungkan Data Source dengan
Dokumen Master
5.
Pilih
Mailings tab
6.
Selanjutnya kita akan memilih data source:
Pada Start Mail Merge Group,
klik Start Mail Merge dan pilih format yang akan dipakai sebagai contoh pilih Letter
(untuk membuat surat), Envelopes (untuk membuat Amplop), Label (untuk
membuat label) dsb. Akan tetapi karena kita ingin membuat surat maka klik Letter
kemudian pilih klik Select Recipients.
7.
Pilih
Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog
Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select
Table.
8.
Pada
kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian
klik OK.
9.
Sekarang kita akan menempatkan data pada
masing-masing tempatnya.
10.
Taruh di kursor samping tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings
tab klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
11.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan
sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
12.
Di
sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama
dan sebagainya.
13.
Bila
hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada
Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients,
kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
14.
Bila
ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik
tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
1.
Untuk
melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
2.
Jika
masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan
perubahan yang diinginkan.
3.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
1.
Print
Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
Ada 3 pilihan:
1.
All
untuk mencetak semua surat.
2.
Current
record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3.
Isi
nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
2.
Edit
Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada
dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan
dokumen baru tersebut.
BAB III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
1.
Ada banyak
rumus dalam Microsoft excel yang digunakan untuk mengilah data. Rumus-rumus
tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam mengolah data baik yang sedikit
maupun data yang banyak. Dalam hubungannya dengan pengolahan nilai, rumus-rumus
dalam ms. Excel sangatlah berguna. Rumus-rumus yang biasa digunakan dalam
pengolahan nilai antara lain; Sum, Average, Max, Min, Rank, dan lain-lain.
2.
Jadwal pelajaran merupakan salah satu perangkat
pembelajaran yang memiliki peranan yang sangat penting. Tanpa adanya jadwal
tentunya kegiatan pembelajaran di dalam suatu satuan pendidikan tidak akan
berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. Untuk mempermudah dalam
pembuatanya kita dapat menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memang
dikhususkan untuk membuat laporan data maupun tulisan dalam bentuk tabel,
sehingga dapat mempermudah dalam merealisasikan tabel/kolom yang kita inginkan.
3.
Mail merge merupakan salah satu vitur yang
disediakan oleh microsoft word yang berfungsi membantu kita untuk membuat
sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda
secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya
sangat banyak. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat,
label, dan amplop.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar